TIPOS DE INFORMACION

Por su forma, hay dos tipos de información.

  • La oral, que siempre requiere confirmación de «ida y vuelta».
  • La documental, en la que se consigna: Fecha.
  • Lugar de origen.
  • Productor.
  • Destinatario.
  • Objetivo o interés.

La información documental, no está limitada al medio escrito, sino que se extiende al medio electrónico en sus variadas formas.

  • DISCO
  • CASSETTE
  • VIDEO

Es reponsabilidad del administrativo:

Clasificar

  • Escrito
  • Video
  • Cassettes

Conservar

Mantener la información que me han suministrado y que he elaborado durante un tiempo o de forma ilimitada, según la utilidad presente o futura:

  • Caja
  • Disquetes
  • Archivadores

Depurar

Eliminar los elementos distorsionadores, el ruido, de la información documental que llega a nuestras manos.

  • documentos repetidos >>>> quedarnos con uno.
  • documentos incompletos >> completarlos.
  • documentos equivocados >> corregirlos.

Síntesis

Hacer la inteligencia de los datos, estableciendo relaciones y sacando conclusiones.

FUNCION DEL ARCHIVO

Es la memoria del consejo y permite comprender el proceso de esa estructura, al tiempo que es fuente informativa para los nuevos miembros.

El administrativo, clasifica, conserva y depura la información. De ese modo, si se cuenta con un índice informativo separado, tanto el orientador como cualquier par del administrativo, puede saber si el material que necesita se encuentra disponible.

Las actas estacionales y las actas de reuniones formales (ejemplo: las semanales), solo permiten comprender las circunstancias generales que operaron en el momento de su redacción. Las actas, por tanto, son un material más del archivo administrativo.

CIRCULACION DE LA INFORMACION

Esta debe moverse desde la cuspide de la estructura hasta la base y desde la base hasta la cuspide.

Hay distintos grupos de información:

  • a) la que va del orientador a su consejo y a la inversa.
  • b) la que circula entre pares de un mismo consejo o grupo.
  • c) la que va del administrativo a sus pares y a la inversa.
  • d) la que va del administrativo a los administrativos de su propio consejo, desde la cúspide hasta la base y desde la base hasta la cúspide (red).
  • e) la que va del administrativo al medio inmediato y a la inversa.
  • f) la que va del orientador en orientador, siguiendo la línea estructural en sentido descendente y ascendente.
  • g) la excepcional que va de los administrativos de un consejo a los administrativos de otro, siempre de acuerdo a lo convenido entre los orientadores.
  • h) la que se distribuye en encuentros, seminarios, retiros y centros de trabajo.
  • i) la doctrinaria o bibliográfica general.