Experiencia previa del administrativo.

Si la preocupación del Administrativo en la base está orientada hacía el tema del recontacto, el necesita antes que nada contar con una experiencia personal de contacto en la calle y de recontacto sucesivo.

Así que queda claro que la palabra Administrativo, para nosotros, no tiene la carga que tiene en el sistema y que tiene que ver con papeles, oficinas, etc.

Tampoco tomará la función alguien que no tenga gusto por el contacto personal.

El Administrativo no está en una «cabina telefónica», aislado del conjunto, tomando datos y elaborando información; él está en permanente contacto con la base y con los problemas reales.

¿A quién está dirigida su actividad en tema de recontacto?

Esto no quiere decir que él se ponga a recontactar directamente esta franja de contactos hechos por sus pares estructurales. Ya sabemos que quedaría raro y poco eficaz que una persona sea recontactada por una persona distinta de la que hizo el primer contacto. Y, además, si el equipo está lanzado en una buena dinámica de contacto, no alcanzaría una función a recontactar a todos los contactos que se acumulan en un equipo.

La actividad de retención del Administrativo en la base está orientada hacia sus pares. En cuanto se refiere al recontacto es una actividad, podríamos decir, «indirecta»: él se ocupa de que sus pares recontacten a todos los que contactaron.

Queda así bien definido el campo de acción del Sector con respecto al Sector Apoyo. Este se ocupa, en la base, de que sus pares regeneren, o sea que se pongan a contactar; los empuja al contacto y, a lo mejor, los acompaña en la calle para que aprendan y superen dificultades.

El administrativo se ocupa no del contacto, sino de que esos contactos no se pierdan y empuja a los estructurales al recontacto, acompañándolos, si es necesario, en esta actividad.

Seguimiento del recontacto

El momento central de desarrollo de su función es la reunión semanal; es allí que el Administrativo puede tomar los datos y pedir la información que necesita para saber cómo y dónde actuar.

?Qué tipo de datos necesita al efecto de su tarea en tema de recontacto?

No se le pasarán fichas de contacto: éstas quedan en mano de los estructurales hasta que el nuevo miembro no se promueva en la misma reunión semanal. Solamente a partir de este momento la función administrativa contará con fichas personales de los miembros, averiguando que los datos contenidos en esta sean completos y correctos. (1)

(1) Para simplificar procedimientos, conviene que se utilice una misma ficha desde el primer contacto hasta la formalización del nuevo delegado de grupo. En el momento del contacto solamente se pondrán en la ficha los elementos útiles al efecto del recontacto (nombre, dirección, teléfono, horarios,…) y se anotará en el campo «nivel» su calidad de «contacto».

Lo que necesitamos, a los efectos del contacto y recontacto, del miembro que lo presentó es tener la ficha con los siguientes datos:

  • Fecha de Contacto.
  • Nombre.
  • Apellidos.
  • Domicilio.
  • Telefono.
  • Horario más adecuado.
  • Observaciones ( Indicar el nombre del que le contactó).
  • También indicamos algunas características útiles para el recontacto – Ejemplo: «le gustaba la música», o «tenía una imprenta», o «le conocí en una librería».

Teniendo esta información en sus manos el Delegado de Grupo Administrativo, podrá facilitar una copia de la misma a sus pares para facilitar la tarea de recontacto.

La interpretación que el administrativo hace de estos datos es muy simple: su objetivo será que se recontacte a todos los que se contactaron.

Con estos datos, él puede hacer un seguimiento global de los contactos y de su recontacto. Es decir que él no hace un seguimiento personal de los contactos, como lo hace el estructural.

Sugerencias para el recontacto

Para lograr el objetivo propuesto de recontacto, y para empujar a sus pares en esta tarea, el administrativo puede sugerir correcciones que faciliten el trabajo. Se dan algunos ejemplos (otros se agregarán en base a la experiencia de cada uno).

a) Actitud.

Hay contactos que no se vuelven a recontactar: esta actitud puede surgir por falta de esclarecimiento en cuanto a prioridades. Al «no tener tiempo» de llamar a todos los contactos, se elige con un criterio basado sobre un registro personal, pretendemos recontactar a todos sin discriminación.

b) Tiempo.

A veces se intenta el recontacto pero después de un tiempo demasiado largo: si bien en el primer contacto en la calle la persona percibió, reconoció algo, si dejamos un tiempo demasiado largo, como está continuamente recibiendo estímulos del sistema, se va a olvidar de ese registro que tuvo en el primer contacto, y no va a querer participar de ninguna reunión o actividad.

Hay que planificar entonces la actividad de recontacto de manera que se vuelva a recontactar a la persona en un lapso breve.

c) Ambito

A veces se intenta el recontacto pero se llama la persona por teléfono (o se va a su casa) en horario no adecuado: por ejemplo se llama un tipo joven que vive en familia a la hora del almuerzo, en el momento que sus padres están ahí, cerca de el y el tipo contesta de manera «fría»; se saca la conclusión que no está interesado y no se lo vuelve a llamar.

Hay que conocer entonces cual es el horario más adecuado para llamar y esto se puede solucionar, a parte del conocimiento que cada uno tiene de las costumbres del lugar donde vive y desarrolla su actividad, aclarando el tema en el primer contacto y anotándolo en el campo de «observaciones» de la ficha de contacto.

d) Trato personalizado

A veces se hace el recontacto pero con un tono no adecuado: si bien utilizamos algunas estadísticas para medir el resultado de nuestro trabajo, el recontacto no es una actividad basada en la estadística.

Nuestra forma de trabajo es el trato personalizado: no vamos a reconectar «un» contacto, reconectamos «este» tipo que hemos conocido en la calle.

A ese efecto se podrá tomar nota en el campo de observaciones de la ficha de contacto de algunas características que nos permita acordarnos a quien estamos llamando (su edad aproximadamente, su actividad, etc.)

Este tipo de análisis y de sugerencias el Administrativo podrá hacerlas sea en la reunión semanal, sea en la frecuentación que el hace de sus pares.