Hay por lo menos nueve grupos de información:

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  • la que va del orientador a su consejo y a la inversa;
  • la que circula entre pares de un mismo consejo o grupo;
  • la que va del administrativo a sus pares y a la inversa;
  • la que va del administrativo al medio inmediato y a la inversa;
  • la que va de orientador en orientador siguiendo la línea estructural en sentido descendente y ascendente;
  • la excepcional que va de los administrativos de un consejo a los administrativos de otro, siempre de acuerdo a lo convenido entre los orientadores;
  • la que se distribuye en encuentros, seminarios, retiros y centros de trabajo;
  • la doctrinaria o bibliográfica general;
  • la de los frentes de acción, que circula de acuerdo a la mecánica establecida en cada uno de ellos.

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7.1 Por su forma, hay dos tipos de información: la oral, que siempre requiere confirmación de «ida y vuelta» y la documental, en la que se consigna: fecha y lugar de origen; productor y destinatario y objetivo o interés.

La información documental, no está limitada al medio escrito sino que se extiende al medio electrónico en sus variadas formas. Es responsabilidad del administrativo clasificar, conservar y depurar la información documental que llega a sus manos y, en algunos casos, hacer la «inteligencia» y síntesis informativa de los datos.

7.2 El archivo de un consejo es su memoria. Esta memoria permite comprender el proceso de esa estructura, al tiempo que es fuente informativa para los nuevos miembros.

Se ha comentado que el administrativo clasifica, conserva y depura información. De ese modo, si se cuenta con un índice informativo separado, tanto el orientador como cualquier par del administrativo, puede saber si el material que necesita se encuentra disponible.

7.3 La ficha personal posibilita el contacto y es útil para la confección de censos y estudios. Por ello, el administrativo debe tener en archivo los datos de los miembros, atendiendo a los siguientes puntos: *nombre, *edad, *sexo, *domicilio y área postal, *teléfono, fax y correo electrónico, *ocupación, *lugar de nacimiento, *fecha de ingreso, *consejo al que pertenece, y *contactos valiosos para el Movimiento.

7.4 Las actas no son suficiente información. En efecto, el acta fundacional de una estructura, el acta estacional y las actas de reuniones formales, sólo permiten comprender las circunstancias generales que operaron en el momento de su redacción. Las actas, por tanto, son un material más del archivo administrativo.